Zásady ochrany osobních údajů

Privacy Policy Verze: 1.0 Účinnost od: 4. 8. 2026 Společnost: Kibios s.r.o., Brněnská 305/32, 664 44 Ořechov, IČO 298 14 995

1. Účel a rozsah

Tato Privacy Policy popisuje, jak společnost Kibios s.r.o. zpracovává osobní údaje fyzických osob (zejména kontaktních osob klientů, uživatelů služeb, dodavatelů a uchazečů o zaměstnání). Cílem je:

• transparentně informovat o zpracování osobních údajů,
• zajistit soulad s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími předpisy,
• vysvětlit práva subjektů údajů.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je: Kibios s.r.o., Brněnská 305/32, 664 44 Ořechov, IČO 298 14 995 Kontaktní e-mail: info@kibios.com, případně kontaktní údaje na DPO, je-li jmenován.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Kibios typicky zpracovává:

• identifikační údaje (jméno, příjmení, pracovní pozice),
• kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa, fakturační údaje),
• údaje o smluvním vztahu (klient, dodavatel, projekt, služby),
• údaje o používání služeb (uživatelské účty, logy přístupů, ticketing),
• v případě náboru: údaje z životopisu (vzdělání, praxe, dovednosti).

Rozsah údajů závisí na konkrétním vztahu (klient, dodavatel, uživatel, uchazeč).

4. Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány zejména pro tyto účely:

• uzavření a plnění smluv s klienty a dodavateli (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR),
• vedení účetnictví a plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR),
• komunikace a podpora (incidenty, ticketing, servisní informace) – plnění smlouvy a oprávněný zájem,
• zabezpečení systémů a služeb (logy přístupů, bezpečnostní monitoring) – oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR),
• marketingové komunikace pro stávající klienty – oprávněný zájem; pro nové kontakty na základě souhlasu, pokud je vyžadován,
• nábor a výběr zaměstnanců/externistů – plnění před-smluvních opatření a oprávněný zájem.

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být zpřístupněny:

• zaměstnancům a spolupracovníkům Kibios, kteří je potřebují pro plnění svých úkolů,
• poskytovatelům IT a cloudových služeb, kteří pro Kibios zajišťují hosting, e-mail, ticketing apod.,
• externím odborníkům (např. účetní, právníci),
• v odůvodněných případech orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

Se všemi zpracovateli Kibios uzavírá odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA).

6. Přenos do třetích zemí

Pokud dochází k přenosu osobních údajů mimo EU/EHP (např. při využití cloudových služeb), děje se tak:

• pouze při zajištění odpovídající úrovně ochrany (rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky),
• s přijetím dodatečných technických a organizačních opatření (šifrování, omezený přístup).

Informace o konkrétních přenosech mohou být poskytnuty na vyžádání.

7. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány:

• po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků (typicky několik let dle promlčecích lhůt),
• po zákonem stanovenou dobu u účetních a daňových dokladů,
• u logů a bezpečnostních záznamů podle Data Retention Policy,
• u uchazečů o zaměstnání po dobu výběrového řízení; další uchování je možné na základě souhlasu.

Po uplynutí doby uchování jsou osobní údaje bezpečně smazány nebo anonymizovány.

8. Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má vůči Kibios zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům (informace, jaké údaje jsou zpracovávány),
• právo na opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• právo na výmaz („právo být zapomenut“) v případech stanovených GDPR,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů, pokud je to technicky možné a právně relevantní,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (např. marketing, bezpečnostní monitoring),
• právo podat stížnost u dozorového orgánu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Žádosti lze uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů Kibios; Kibios je posoudí a vyřídí v zákonných lhůtách.

9. Bezpečnost osobních údajů

Kibios přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:

• řízení přístupů (Access Control Policy, Password Policy, Remote Access Policy),
• šifrování dat a komunikace,
• logování a monitoring bezpečnostních událostí,
• školení zaměstnanců,
• interní politiky informační bezpečnosti (Information Security Policy, Incident Response Policy).

10. Cookies a online identifikátory

Informace o používání cookies, analytických nástrojů a podobných online identifikátorů jsou uvedeny v samostatné Cookie Policy.

11. Změny Privacy Policy

Privacy Policy může být aktualizována v návaznosti na změny služeb, technologií nebo právních předpisů. Aktuální verze je dostupná na webu Kibios nebo na vyžádání.

12. Kontaktní údaje

Pro dotazy nebo uplatnění práv v oblasti ochrany osobních údajů lze kontaktovat:

• e-mail: info@kibios.com,
• poštovní adresa: Kibios s.r.o., Brněnská 305/32, 664 44 Ořechov.

Dokument je vyhotoven v českém jazyce; v případě překladu je rozhodující české znění.